Un registro más rápido y una mejor bienvenida

Los huéspedes llegan ya registrados, tienes a mano toda la información necesaria y cada mensaje está vinculado al huésped correspondiente. Antes de llegar, los huéspedes confirman sus datos y su tarjeta, verifican su documento de identidad y firman la ficha de registro desde su teléfono, y las llaves también se les pueden enviar al móvil. Así, el personal de recepción dedica menos tiempo a rellenar formularios y más a dar la bienvenida.

No. Los huéspedes que deseen mantener una conversación siguen pudiéndolo hacer, y aquellos que prefieran usar el teléfono se saltan la cola. Tu equipo ve lo que ha completado cada huésped, con colas para las llegadas y las salidas, e interviene siempre que un huésped necesite ayuda. El objetivo es dedicar más tiempo a los huéspedes, no reducir el personal en el mostrador.

Alliants Contactless gestiona el registro de entrada y salida en línea. Alliants Digital Keys envía las llaves de la habitación al móvil de los huéspedes. Alliants Core Platform almacena el perfil del huésped con sus preferencias, estancias y consentimientos. Alliants Messaging te ofrece una única bandeja de entrada para todos los canales. Todo ello se abre en la aplicación para el personal Alliants , por lo que dispones de un único lugar desde el que trabajar.

N.º Alliants funciona en combinación con tu sistema de gestión hotelera (PMS), manteniendo sincronizadas las reservas, los perfiles de los huéspedes y las habitaciones. Los datos de entrada, salida, horas de llegada y modificaciones de perfil se transfieren al PMS, y el personal puede consultar una reserva en tiempo real o volver a sincronizar una reserva concreta desde la aplicación. Si falla la transferencia de datos, el personal lo ve y puede volver a intentarlo.

Hoy en día, las mismas preguntas y formularios se repiten en cada llegada, mientras la cola no deja de crecer. Con Contactless, los huéspedes completan una breve lista de comprobación antes de llegar, que ya viene rellenada con los datos de la reserva: datos personales, hora de llegada, tarjeta de crédito, documento de identidad y tarjeta de registro. En recepción pueden ver qué ha completado cada huésped y qué le queda por hacer, de modo que la conversación a la llegada puede centrarse en la estancia.

En la página de la estancia, siguen una breve lista de comprobación. Los huéspedes revisan los detalles de la estancia y los huéspedes adicionales —cuyos datos ya figuran rellenados automáticamente a partir de la reserva—, eligen una hora de llegada dentro del horario que tú permitas, introducen los datos de su tarjeta en el formulario seguro del proveedor de pagos y firman tu ficha de registro y las condiciones. La lista de comprobación muestra lo que ya se ha hecho y lo que queda por hacer.

Sí, si activas esta función. Los huéspedes verifican su documento de identidad con fotografía desde su propio teléfono durante el registro de entrada, y primero recabamos su consentimiento expreso. Tu equipo puede ver el resultado en la hoja de registro. Cuando sea posible, los huéspedes pueden compartir el documento de identidad que tienen guardado en su Apple Wallet, y los establecimientos pueden permitir que los huéspedes realicen la verificación de identidad en recepción.

Tú eliges. Si se activa la función «Habitación lista», los huéspedes que se hayan registrado recibirán una notificación push o un SMS cuando su habitación haya sido inspeccionada. Cuando tu sistema de gestión hotelera (PMS) indique que la habitación está lista, los huéspedes solo podrán acceder a ella una vez que esté realmente lista, de modo que nadie sea enviado a una habitación que aún no lo esté.

La llave se entrega en cuanto se aprueba el registro de entrada, siempre que la función «Llaves digitales» esté activada. Los huéspedes con iPhone la añaden a Apple Wallet desde la aplicación web para huéspedes y la utilizan tocando con su iPhone o Apple Watch. Los huéspedes con Android utilizan la propia aplicación de tu hotel, y en algunos sistemas de cerraduras existen llaves de Google Wallet, dependiendo de tu establecimiento. Cada habitación de una reserva dispone de su propia llave.

Sí. Los huéspedes solicitan la salida a través de la aplicación web para huéspedes, y tu equipo la aprueba desde una cola de salidas por fecha. Una reserva se da por finalizada únicamente cuando tu sistema de gestión hotelera (PMS) lo notifica o cuando un miembro del equipo da de baja al huésped. Los huéspedes también pueden solicitar una salida más tardía, siempre que tu establecimiento lo permita, así como noches adicionales para que tu equipo las apruebe o rechace.

Una lista ordenada por fecha de las próximas llegadas y su estado de registro, en la que el personal asigna las habitaciones y realiza el registro en nombre del huésped. Cada reserva cuenta con una ficha de registro en la que se indican todos los pasos completados y la tarjeta de registro firmada. La página «Hoy» incluye las llegadas VIP, un cronograma hora por hora y el estado de disponibilidad de las habitaciones, de modo que cada turno comienza con una visión completa de la situación.

Tu equipo decide, propiedad por propiedad. Cuando esta función está activada, las habitaciones se asignan y los registros de entrada se aprueban automáticamente en cuanto un huésped completa el registro, y se puede enviar una llave digital tan pronto como se apruebe al huésped. De lo contrario, el personal asigna las habitaciones desde la cola de llegadas. Tú decides las reglas, como cuándo se abre el registro de entrada online y qué códigos de reserva bloquean el autoservicio.

Las preferencias, las afiliaciones, las reservas, las solicitudes y las conversaciones se agrupan en un único perfil de huésped, al que se puede acceder rápidamente desde cualquier parte de la aplicación. El personal puede configurar recordatorios para las reservas, los perfiles de huéspedes y las solicitudes, con notas y niveles de prioridad, y compartir la alerta con los departamentos que elijan. Los campos que haya corregido un compañero quedan bloqueados, de modo que la siguiente sincronización del sistema no los sobrescriba. Los recordatorios dependen de tu establecimiento; consulta a tu contacto de Alliants .

Los perfiles se emparejan en función del correo electrónico, el número de teléfono y la afiliación al programa de fidelización, y tu marca puede añadir el nombre y la confirmación de la reserva. Los posibles duplicados se clasifican en una cola de revisión con una sugerencia de perfil principal, y tu equipo confirma cada uno de ellos. Un emparejamiento erróneo se puede deshacer, ya que los emparejamientos confirmados se vinculan en lugar de sobrescribirse, por lo que las notas que ves al hacer el check-in pertenecen al huésped correcto.

Una única bandeja de entrada agrupa todos los canales, y cada conversación está vinculada al perfil del huésped. Las vistas inteligentes con recuentos en tiempo real muestran lo que requiere atención; el personal puede dejar notas internas y mencionar a compañeros con la función @, y las respuestas aprobadas rellenan automáticamente los datos del huésped y del establecimiento. La traducción funciona en ambos sentidos en más de 100 idiomas, y un mensaje se convierte en una solicitud con un solo clic.

Las entradas y salidas se confirman con HotelKey, Apaleo y Mews (activados según el establecimiento), y Shiji proporciona el estado de disponibilidad de las habitaciones y recibe las fichas de registro. La salida también se registra en otros sistemas conectados, como OPERA Cloud, StayNTouch e Infor. Los errores se muestran en la aplicación del personal con la opción de volver a intentarlo. El resto de registros depende de tu establecimiento; consulta a tu persona de contacto de Alliants .

Salto, dormakaba (incluidas las marcas Ambiance, System 6000 y LEGIC) y Assa Abloy (incluida la marca Vostio). Tú eliges el sistema de cerraduras para cada inmueble y nosotros configuramos la conexión durante el proceso de incorporación. Las llaves digitales requieren un sistema de cerraduras compatible. Además, tú configuras el logotipo, los colores y el texto del pase digital, y puedes enviar un pase de prueba antes de la puesta en marcha.

Sí. Puedes configurar el proceso de registro y los pasos previos a la llegada a partir de plantillas de pasos específicas para tu marca, con ajustes específicos para tu establecimiento y campos obligatorios. Las reglas que determinan cuándo se abre el registro online —en función del estado de la reserva, el día de llegada y tu horario de atención al público— y los códigos de reserva pueden ocultar pasos o bloquear el autoservicio. También es posible añadir tus propias preguntas como pasos personalizados, dependiendo de tu establecimiento.

Activamos el servicio de mensajería para tu marca, habilitando WhatsApp, los mensajes de texto y el correo electrónico en cada canal. A continuación, durante el proceso de incorporación, se configuran los canales, los departamentos, el horario comercial y las reglas de escalado para cada establecimiento, y un asistente de configuración comprueba las credenciales de cada canal antes de que entre en funcionamiento. Cada canal se dirige a un departamento predeterminado, y el personal puede transferir una conversación manualmente.

No es necesario instalar ningún software nuevo ni para el personal ni para los huéspedes. El personal utiliza alliants.ai en cualquier navegador moderno, y los huéspedes utilizan una aplicación web a la que se accede mediante un enlace, sin necesidad de descargar nada. Las claves de la cartera digital se almacenan en Apple Wallet, en el iPhone o el Apple Watch del huésped. Un quiosco en el vestíbulo que ejecute el mismo proceso de registro es una opción independiente con sus propios requisitos, en aquellos establecimientos donde esté disponible.

Sí. Alliants cuenta con la certificación ISO 27001. La seguridad está integrada en la plataforma, desde el proceso de inicio de sesión del personal hasta el almacenamiento y la eliminación de los datos de los huéspedes. Si tu sede central desea revisar documentos, nuestros equipos de seguridad y jurídico enviarán lo necesario para dicha revisión. Ponte en contacto con nuestro equipo para empezar.

En Amazon Web Services, en una implementación regional para tu marca: Europa, Estados Unidos o Asia-Pacífico. Cada marca cuenta con su propia base de datos dedicada, y los datos se cifran durante la transmisión. Las firmas y las fichas de registro se almacenan de forma privada y solo se pueden abrir mediante enlaces de corta duración.

Recabamos el consentimiento explícito del huésped antes de cualquier comprobación de identidad, y la verificación se lleva a cabo en Incode. La ficha de registro firmada se guarda en formato PDF en la hoja de registro de entrada, y las condiciones exactas que cada huésped ha aceptado quedan fijadas en el momento de la firma, por lo que cualquier modificación posterior de dichas condiciones nunca altera el registro. Los datos de los menores nunca se envían a tu sistema de gestión hotelera (PMS).

Los roles se limitan a tu marca, un establecimiento o un departamento, con permisos independientes para los datos confidenciales de los huéspedes y las exportaciones, así como para ver, emitir y revocar claves. El personal inicia sesión mediante tu propio sistema de inicio de sesión único (SSO) o claves de acceso, y se puede exigir la autenticación multifactorial (MFA). En un ordenador compartido de recepción, los borradores no enviados permanecen en esa pestaña del navegador, caducan tras 24 horas y se borran al cerrar la sesión.

El consentimiento se gestiona por canal y se comprueba antes de enviar cualquier mensaje; además, los huéspedes pueden dejar de recibir mensajes respondiendo «STOP» o dándose de baja en cada canal. El personal puede registrar el consentimiento otorgado en persona en el mostrador. Cuando un huésped solicita que se eliminen sus datos, la solicitud borra sus datos de todos los registros relacionados, incluidas las fichas de registro y las conversaciones, y mantiene un registro de lo que se ha borrado sin conservar ningún dato del huésped.

Reserva una sesión de 30 minutos con un experto de Alliants y tráenos tu proceso actual de registro de entrada. Te mostraremos en qué se invierten esos minutos actualmente y, a continuación, te presentaremos las funciones de pago sin contacto, llaves digitales y mensajería tal y como funcionan en un hotel como el tuyo, y analizaremos cómo se adaptarían a tus establecimientos y sistemas.

«Contactless» forma parte del paquete «Seamless» y del paquete «All-In». «Digital Keys» forma parte del paquete «Seamless», del paquete «Keys» y del paquete «All-In». «Messaging» forma parte de los paquetes «Signature», «Messaging» y «All-In». El paquete «All-In» incluye los tres, y «Core Platform» se incluye en todos los paquetes. Los precios se acuerdan en función de tus propiedades, así que consulta con nuestro equipo cuál es la opción más adecuada para ti.

La configuración incluye formación virtual para tu equipo. «Academy», con lecciones integradas en la aplicación para el personal, explica, muestra y, a continuación, permite que cada persona pruebe una tarea; además, hay un recorrido de bienvenida que ayuda a los usuarios que acceden por primera vez. Tú decides si quieres activar estas funciones. El menú de ayuda, con un chat de asistencia integrado en la aplicación, está siempre a un clic de distancia.

Sí. La mayoría de los hoteles empiezan con un paquete diseñado en torno a un objetivo concreto, como facilitar la llegada, y van añadiendo más funciones a medida que crecen. Los módulos se activan por marca y por establecimiento, por lo que un hotel puede empezar con el check-in y la entrega de llaves online, mientras que los demás se sumarán cuando estén preparados.