Seguimiento de todas las solicitudes, traspasos claros

Es el lugar donde tu equipo planifica y gestiona todo lo que solicita un huésped, desde una reserva para cenar hasta un traslado privado. Las solicitudes, las reservas y los datos de contacto de los proveedores se agrupan en un único espacio de trabajo para el personal, cada uno con un estado claro, y los huéspedes pueden seguirlo todo a través de un itinerario digital en tiempo real. Cualquier conserje puede retomar el trabajo donde lo dejó el anterior.

La lista dispersa: cuadernos, notas adhesivas, llamadas de traspaso y mensajes a medio escribir. Las solicitudes, las reservas, los contactos de proveedores y las notas se recopilan en una bandeja de entrada compartida, para que nada dependa de la memoria. No sustituye a los sistemas de reservas de tu restaurante o spa. Funciona en paralelo a ellos, y tu equipo realiza las reservas para los clientes sin salir de Alliants.

No. Funciona en paralelo con ellos. Tu equipo comprueba la disponibilidad en tiempo real de SevenRooms y realiza la reserva para el huésped sin salir de Alliants, y las reservas de actividades de Inntopia llegan como solicitudes vinculadas a la estancia del huésped. Las reservas de spa pueden gestionarse a través de Zenoti o SpaSoft, siempre que tus sistemas estén conectados, y las tareas de limpieza o mantenimiento pueden enviarse a HotSOS o Knowcross.

Cuatro herramientas que funcionan juntas. Alliants Concierge gestiona las solicitudes, las reservas y la lista de proveedores. Alliants Messaging reúne todas las conversaciones entre huéspedes y proveedores en una única bandeja de entrada. La aplicación para el personal Alliants es el espacio de trabajo que utiliza tu equipo, desde cualquier dispositivo. Alliants Core Platform almacena el perfil del huésped con sus preferencias y el historial de estancias. Allin AI puede integrarse donde tú elijas activarlo.

Equipos de conserjería, atención al huésped y recepción. Cada solicitud está vinculada al mismo perfil de huésped que se utiliza para la mensajería, el registro de entrada, los pagos y las llaves, y puede generarse a partir de una conversación, una llamada, la aplicación para huéspedes o un sistema conectado. Cada persona solo ve los módulos, ajustes y propiedades que le permiten sus permisos.

Un itinerario digital en tiempo real en la aplicación web para huéspedes. Su estancia, sus solicitudes y sus reservas de restaurante se muestran en una línea de tiempo que comienza hoy, con la hora de llegada y salida según el horario del hotel. Los huéspedes pueden recibir una invitación de calendario para cualquier plan confirmado y aceptar las exenciones de responsabilidad para las actividades que las requieran.

Sí. Los huéspedes ven las etiquetas de estado redactadas con las propias palabras de tu marca, y solo los campos de solicitud que marques como visibles para los huéspedes, bajo los nombres de visualización que elijas para cada tipo de solicitud. Los valores restringidos nunca se muestran a los huéspedes. Esto permite que un huésped consulte el estado de una reserva sin tener que llamar a recepción.

Sí, siempre que tus sistemas estén conectados y la función esté activada. Los huéspedes pueden reservar en los restaurantes de SevenRooms desde su itinerario, reservar tratamientos de spa según la disponibilidad en tiempo real en Zenoti o SpaSoft, y reservar, modificar o cancelar mesas, incluso en los restaurantes de OpenTable. Tu equipo también puede realizar reservas en su nombre. La disponibilidad depende de tu establecimiento; consulta a tu persona de contacto de Alliants .

Los clientes escriben a través del canal que ya utilizan: WhatsApp, SMS, correo electrónico, chat web o la aplicación web para clientes, además de Messenger, Instagram, LINE, Telegram, Viber y WeChat. Escriben en su propio idioma y tu equipo les responde en el suyo, con traducción bidireccional en más de 100 idiomas. El personal siempre ve el mensaje original junto a cada traducción.

Sí. «Concierge Recommends» muestra a los huéspedes los locales que tu equipo ha seleccionado para ellos, y la IA puede sugerir el ambiente y la ocasión para los que es adecuado cada local, a modo de borrador con el que tu equipo pueda trabajar. Dado que las preferencias y el historial de estancias se recogen en un único perfil de huésped, tu equipo puede elegir teniendo en cuenta las necesidades del huésped. La decisión final sigue siendo tuya.

Desde una bandeja de entrada de solicitudes con vistas de tabla, tablero y calendario. El personal puede filtrar por tipo, proveedor, estado, fecha, sala o estado de facturación, y guardar vistas para sí mismo, para un establecimiento o para la marca. Los estados, el enrutamiento y la asignación siguen las normas establecidas por tu marca, y los temporizadores señalan cualquier solicitud que permanezca demasiado tiempo en un mismo estado. Además, cada solicitud registra a qué cuenta se imputa.

La siguiente jornada del conserje comienza con el resumen «Hoy» de la aplicación para el personal, donde se muestran en una sola página los asuntos pendientes, los temporizadores de nivel de servicio y el traspaso de turno de la noche anterior. Los recordatorios sobre reservas, perfiles de huéspedes y solicitudes incluyen notas y un nivel de prioridad, y cada cambio en una solicitud queda registrado con quién lo realizó y cuándo. La inteligencia artificial puede redactar un resumen de turno para que tu equipo lo utilice. Los recordatorios dependen de tu establecimiento; consulta a tu persona de contacto de Alliants .

Almacena información sobre tus locales, proveedores y contactos, incluyendo ubicaciones, horarios de apertura y políticas. El personal puede crear perfiles de proveedores a partir de Google Places, guardar notas privadas con controles de visibilidad y enviar mensajes a los proveedores por SMS o WhatsApp en hilos de conversación junto a los de los huéspedes. Los proveedores también pueden iniciar sesión para ver las solicitudes que se les han asignado, con los datos personales de los huéspedes ocultos, siempre que tu establecimiento disponga de ellos.

Al activarlo, un programa diario para cada establecimiento selecciona las reservas de los proveedores que deben reconfirmarse. A continuación, un agente de voz con IA llama al proveedor, le indica que se trata de una IA y, si no puede confirmar la reserva, la deriva a tu servicio de conserjería. Tu equipo puede ver cualquier reserva que no se haya confirmado, de modo que ningún huésped llegue a una reserva que nadie haya comprobado.

Sí. La aplicación para el personal funciona en cualquier navegador moderno de un teléfono móvil, con páginas que se adaptan a la pantalla, y los empleados pueden añadirla a la pantalla de inicio para abrirla a pantalla completa. Un icono con forma de campana recoge las alertas, como una orden de servicio vencida, y el recuento de mensajes no leídos muestra lo que hay pendiente. Las respuestas y notas no enviadas se conservan tras actualizar la página.

Sistemas de gestión hotelera (PMS), entre los que se incluyen HotelKey, Oracle OPERA Cloud, Shiji y Mews, que se activan para cada establecimiento. Para restauración y actividades: SevenRooms, Inntopia y Zenoti. Para solicitudes de servicio: HotSOS y Knowcross, de modo que el estado de una tarea de limpieza o de mantenimiento se muestre en la solicitud. El servicio de conserjería está activado para tu marca, y las funciones opcionales se configuran durante el proceso de incorporación.

La función de mensajería reúne todos los canales en una única bandeja de entrada vinculada al perfil del huésped. Los mensajes de texto y de WhatsApp del mismo huésped en el mismo establecimiento se fusionan en una sola conversación, y una conversación cerrada se reabre cuando el huésped vuelve a escribir en cualquier canal. La función de mensajería también realiza un seguimiento del plazo de 24 horas de WhatsApp y dirige al personal a una plantilla aprobada una vez que se ha cerrado.

Puedes crear tu lista de proveedores rápidamente a partir de Google Places, con categorías etiquetadas automáticamente; además, las herramientas de detección de duplicados y de fusión te ayudarán a mantenerla ordenada. Si deseas importar una lista ya existente de forma masiva, ponte en contacto con nuestro equipo y facilítales una muestra; ellos te indicarán cuál es la mejor forma de proceder para tus propiedades.

Una vez activado el servicio de conserjería para tu marca, se configuran las funciones opcionales para tu marca o establecimiento durante el proceso de incorporación. Tu marca establece los tipos de solicitud, los estados, las reglas de enrutamiento y las etiquetas que ven los huéspedes, con la posibilidad de anular estas configuraciones a nivel de establecimiento. El personal utiliza alliants.ai en cualquier navegador moderno, y los huéspedes utilizan una aplicación web a la que se accede mediante un enlace, por lo que nadie tiene que instalar nada.

Sí. Alliants cuenta con una interfaz de programación de aplicaciones (API) GraphQL, la misma que utilizan todas las aplicaciones de Alliants , con una colección de Postman publicada, además de puntos finales REST para perfiles, reservas, solicitudes y ubicaciones. Las claves de API se limitan a los recursos y acciones que requiere cada integración. Las solicitudes también pueden realizarse desde un sistema conectado, una conversación, una llamada o la aplicación para huéspedes.

Sí. Alliants cuenta con la certificación ISO 27001. La seguridad está integrada en la plataforma, desde el proceso de inicio de sesión del personal hasta el almacenamiento y la eliminación de los datos de los huéspedes. Si el equipo de seguridad o el departamento jurídico de tu hotel desea revisar la documentación, te enviarán lo que necesites para llevar a cabo dicha revisión. Ponte en contacto con nuestro equipo para empezar.

En Amazon Web Services, en una implementación regional para tu marca: Europa, Estados Unidos o Asia-Pacífico. Cada marca cuenta con su propia base de datos dedicada, y los datos de tus huéspedes nunca se cruzan ni se comparten con otra marca. Los datos se cifran durante la transmisión.

Con tu propio sistema de inicio de sesión único (SSO), de modo que el acceso se rige por los grupos de tu directorio de personal, o con claves de acceso y contraseñas que cumplan con las normas de tu marca. Se puede exigir la autenticación multifactorial (MFA) para tu marca, y el acceso se retira en cuanto se desactiva a un compañero. En un ordenador de escritorio compartido, los borradores no enviados permanecen en esa pestaña del navegador, caducan tras 24 horas y se borran al cerrar la sesión.

Puedes limitar la visibilidad de las solicitudes por departamento, con roles restringidos a tu marca, a un establecimiento o a un departamento. Las acciones de eliminar, exportar, fusionar y consultar cargos requieren cada una su propio permiso. Los valores restringidos nunca se muestran a los huéspedes, y las notas privadas de los proveedores cuentan con controles de visibilidad. Los proveedores que inician sesión solo ven las solicitudes que se les han asignado, con los datos personales de los huéspedes ocultos.

El consentimiento se gestiona por canal y se comprueba antes de enviar cualquier mensaje, ya sea a través de WhatsApp, SMS o correo electrónico. Cuando un huésped solicita que se eliminen sus datos, la solicitud borra sus datos de todos los registros relacionados, incluidas las conversaciones, y mantiene un registro de lo que se ha eliminado sin conservar ningún dato del huésped. Cada modificación de una solicitud se registra indicando quién la realizó y cuándo.

Reserva una sesión de 30 minutos con un experto de Alliants y trae contigo un ejemplo de un día típico de solicitudes. Te mostraremos cómo se gestiona cada una de ellas, desde el primer mensaje hasta la reconfirmación, en un hotel como el tuyo, y te explicaremos cómo se adaptaría a tus establecimientos y sistemas.

Concierge forma parte del paquete «Signature» y del paquete «All-In», mientras que Messaging y Allin AI se incluyen en esos dos paquetes, así como en el paquete «Messaging». La plataforma básica se incluye en todos los paquetes y la aplicación para el personal, en todas las marcas. El precio es por habitación y mes para el paquete que elijas, con una cuota única de configuración por establecimiento. Consulta con nuestro equipo cuál es la opción más adecuada para ti.

No. La mayoría de los hoteles empiezan con un paquete diseñado en torno a un objetivo y van añadiendo más a medida que crecen. Los módulos se activan por marca y por establecimiento, por lo que un solo establecimiento puede empezar con el mostrador funcionando a partir de una lista compartida, y los demás pueden seguir su ejemplo cuando estés listo.

La puesta en marcha incluye formación virtual para tu equipo. Las lecciones integradas en la aplicación para el personal guían a los nuevos compañeros a lo largo de cada tarea, y el chat de asistencia dentro de la aplicación está siempre a un clic de distancia. La duración de la puesta en marcha depende de tus establecimientos y sistemas, por lo que acordamos contigo el plan y las fechas antes de que firmes el contrato.